ניהול בריאות הארגון: למה כנות ופתיחות הם המפתח לצמיחה עסקית

בריאות ארגונית היא תנאי בסיסי להצלחה ארוכת טווח בכל עסק. בעוד שעסקים משקיעים רבות בחלק "החכם" של העסק – פיתוח מוצרים, שיווק וגיוס לקוחות, הם לעיתים שוכחים את החלק "הבריא". הבריאות הפנימית של הארגון – כלומר, הדרך שבה צוותי הנהלה ועובדים מתקשרים, משתפים פעולה ומקבלים החלטות – משפיעה ישירות על התוצאות העסקיות. מודל EOS® (מערכת הפעלה ליזמות – Entrepreneurial Operating System) מספק כלים מעשיים לשיפור הבריאות הארגונית, תוך דגש על כנות, פתיחות ושקיפות, שמסייעים להפוך צוותים חלשים לצוותים מגובשים, מתפקדים ובריאים יותר.

בעיות בריאות נפוצות בארגונים

ארגונים חווים בעיות בריאות שונות שמשפיעות על התפקוד היומיומי וההצלחה העסקית:

• חוסר כיוון ברור: כשאין חזון מוגדר וצוות ההנהגה אינו מסונכרן סביב מטרה משותפת, הארגון כולו נע ללא כיוון ברור. עובדים יכולים להיות מבולבלים לגבי מה חשוב באמת, מה שמוביל לאי-פרודוקטיביות.
• תקלות בתקשורת: כאשר אין תקשורת פתוחה וכנה בין חברי הצוות, נוצרות אי הבנות, קונפליקטים חבויים, ובמקרים רבים בעיות אינן עולות לדיון כלל.
• חוסר שקיפות בנתונים: ארגונים רבים מקבלים החלטות על סמך תחושות בטן ולא על בסיס נתונים מוצקים. זה מוביל להחלטות מוטעות, מחסור במידע קריטי ותגובות מאוחרות לבעיות.
• ניהול קונפליקטים גרוע: ברוב הארגונים קונפליקטים אינם מנוהלים בצורה בריאה, אלא מונעים על ידי אגו, פוליטיקה או פחד מפני התמודדות עם הבעיה.

הבעיות הללו משפיעות לרעה על הבריאות הארגונית ומביאות לתוצאות עסקיות פחות טובות, לעובדים לא מרוצים ולסביבה ארגונית מתוחה.

כלים לשיפור בריאות הארגון במודל EOS® 

1. כרטיס מדידה

הכרטיס מדידה הוא לוח מדדים פשוט וממוקד שמאפשר מעקב אחר הביצועים של העסק. המטרה היא להכניס שקיפות לכל מהלך עסקי, להציג את הנתונים החשובים ביותר בצורה ברורה כך שכל חברי הצוות יוכלו לראות ולנתח את התקדמותם.

איך משתמשים בכרטיס מדידה?  

1. הגדירו 5-15 מדדים מרכזיים שחשובים לעסק שלכם (למשל: מכירות שבועיות, מספר לידים, שביעות רצון לקוחות).
2. הקצו לכל מדד יעד ברור ומדויק.
3. הגדירו אחראי לכל מדד
4. עדכנו את ה-כרטיס מדידה מדי שבוע ושתפו אותו עם כל הצוות. כך, כל אחד יוכל לראות את המצב ולהתמודד עם בעיות מוקדם ככל האפשר.

2. 'לזהות-לדון-לפתור' – ניהול נושאים אפקטיבי

הכלי 'לזהות-לדון-לפתור' הוא דרך שיטתית לנהל נושאים ובעיות ולפתור אותן במהירות וביעילות. במקום להתעלם מבעיות או לדון בהן בלי סוף, ל-ל-ל עוזר למקד את השיחה ולהתמקד בשורש הבעיה.

איך משתמשים ב'לזהות-לדון-לפתור'?  

1. זהו את הנושא: הגדירו את הבעיה המרכזית ולא את התסמינים שלה. לדוגמה, אם המכירות בירידה, נסו להבין למה ולא רק לדון בירידה עצמה.
2. דונו בנושא: קיימו דיון פתוח שבו כל אחד מחברי הצוות יכול לשאול שאלות ולקיים דיאלוג מאוזן בו אין מישהו שמדבר יותר מידי או קצת מידי.
3. פתרו את הנושא: קיימו סבב פתרונות, ובחרו בפתרון אחד וקבלו החלטה מיידית לגבי מהלך הפעולה הבא. חשוב להקצות אחראי לפתרון ולוודא שיש לוח זמנים לביצוע.

3. פגישה רמה 10™  

'פגישות ברמה 10' הן פגישות צוות שבועיות שמתנהלות בפורמט קבוע, המיועד לשפר את הביצועים ואת הבריאות הארגונית. המטרה היא לקיים פגישות אפקטיביות שבהן כל חברי הצוות משתתפים, נמדדים באופן קבוע ומובילים לפתרון נושאים.

איך משתמשים בפגישות רמה 10?  

1. פתחו את הפגישה עם סבב חדשות אישי ומקצועי קצר, פסיכולוגית זה נורא חשוב, לראות את האנשים ולחגוג הצלחות.
2. בצעו מעקב על נתוני כרטיס המדידה: עברו על היעדים שהוגדרו וראו איפה אתם עומדים.
3. ניהול נושאים עם 'לזהות-לדון-לפתור': השתמשו ב-'לזהות-לדון-לפתור' כדי לטפל בבעיות המרכזיות שעלו במהלך השבוע.
4. בהירות בהגדרת משימות: ודאו שכל אחד יוצא עם משימה ברורה להמשך.
5. סיימו עם דירוג קצר: שבו כל אחד מהנוכחים נותן ציון (1-10) לפגישה על סמך אפקטיביות ושביעות רצון מה שיגביר את הבריאות והמקצועיות שלכם בניהול פגישות.

 חשיבות הכנות והפתיחות בבריאות הארגונית

כנות ופתיחות הם אבני היסוד של ארגון בריא. צוותים שלא מקיימים תקשורת כנה ופתוחה נוטים לצבור מתח, לשמור טינות ולהימנע מהתמודדות עם בעיות אמיתיות. EOS מלמדת כיצד לתקשר בצורה פתוחה, ללא פחד משיפוט, ולהתמקד בפתרון בעיות במקום באגו או פוליטיקה.

כדי ליצור ארגון בריא יש לוודא שכל חברי הצוות מרגישים נוח להביע את דעתם ולהעלות נושאים בכנות. 'פגישות ברמה 10' והדיונים הפתוחים עם 'לזהות-לדון-לפתור' הם כלים מצוינים ליצירת סביבה כזו, אבל הבסיס הוא תרבות ארגונית המעודדת כנות ופתיחות. בתרבות כזו, כל חבר צוות יודע שהמטרה היא להוביל את הארגון קדימה, ושכל דעה חשובה.

 כלים מעשיים להגברת הבריאות באמצעות כנות ופתיחות

1. שימוש בכלי מר"י™: כלי זה מאפשר להעריך את העובדים על פי התאמתם לערכי החברה ולדרישות התפקיד. עברו על כל עובד והעריכו אותו לפי קריטריונים ברורים של הבנה, יכולת ורצון (מבין, רוצה, יכולת). כאשר כל עובד מבין את מקום התאמתו לתפקיד, זה מגביר את השקיפות והכנות הארגונית.

2. קיום פגישות אחד-על-אחד: ארגונים בריאים אינם מסתמכים רק על פגישות צוותיות. קיום שיחות אחד-על-אחד באופן קבוע עם כל חבר צוות מאפשר לשחרר לחצים, לפתור בעיות פרטניות ולבנות קשרים אמינים. בפגישות אלו, עודדו את חברי הצוות לדבר באופן כנה על האתגרים שלהם.

3. חיזוק תרבות של משוב: קיום משובים קבועים בין העובדים להנהלה הוא כלי מרכזי ביצירת כנות ארגונית. אחת לרבעון לפחות, עודדו כל אחד מחברי הצוות לתת ולקבל משוב על הביצועים שלהם. כך, כל עובד יודע בדיוק היכן הוא עומד ומה מצופה ממנו, מה שימנע אי הבנות הנגרמות מחוסר תקשורת.

 סיכום

בריאות ארגונית היא יותר מרק מושג – היא תנאי להצלחה עסקית ארוכת טווח. שימוש בכלים של EOS כמו 'כרטיס מדידה', 'לזהות-לדון-לפתור' ו'פגישה רמה 10™' יעזרו לכם לחזק את הבריאות הארגונית, ליצור תרבות של כנות ופתיחות ולהשיג את התוצאות העסקיות הרצויות. כאשר הארגון בריא, העובדים פרודוקטיביים ומרוצים יותר, ההנהלה מתפקדת בשיתוף פעולה, והעסק כולו פורח.

הכותב עזריאל מנס יועץ ארגוני (אימפלמנטור מקצועי EOS) מורה מנחה ומאמן צוותי ניהול ומנהיגות, מייסד קהילת EOS ישראל.

לתגובות והערות azriel.manes@eosworldwide.com או 058-616-8008